Расходы на служебный автомобиль: тонкости учета. Расходы на гсм


Как списать ГСМ? Нормы расхода топлива. Учет ГСМ (проводки).

10 августа 2014      Учет материалов

Прочитав статью, вы поймете, как учитывать горюче-смазочные материалы в бухгалтерии. Научитесь правильно рассчитывать норму расхода топлива. Узнаете, куда и как и в каких размерах нужно списывать ГСМ на предприятии, какие проводки при этом выполнять.

ГСМ — это горюче-смазочные материалы, к которым относятся топливо, смазочные масла, тормозные и охлаждающие жидкости. То есть это все те материалы, которые пригодятся в процессе эксплуатации или ремонта транспортных средств.

Почему важно правильно производить учет ГСМ? Расходы на горюче-смазочные материалы уменьшают базу, с которой рассчитывается налог на прибыль. Для того чтобы сумма налога была рассчитана правильно: не завышена и не занижена, нужно грамотно рассчитать нормы, по которым будут списываться ГСМ.

Конечно, хочется списать ГСМ в большей сумме для уменьшения налога. Однако неоправданное завышение расходов ни к чему хорошему не ведет. Налоговый кодекс РФ четко говорит, что списываемые в расходы затраты должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Только в этом случае у налогового органа не возникнет дополнительных вопросов.

Для того чтобы ГСМ списать в нужном размере, нужно их правильно рассчитать.  Все бухгалтера знают о, так называемых, нормативах списания топлива, но тем не менее вопросов по этому поводу возникает очень много. Что это за нормативы, кем и как устанавливаются, можно ли их самостоятельно рассчитать или нужно использовать утвержденные законодательством нормы? Давайте разбираться.

Как правильно списать ГСМ?

Действительно, Минтрансом РФ установлены нормы списания ГСМ — это некие рекомендуемые цифры, на которые можно ориентироваться при эксплуатации автотранспорта.

Для списания можно использовать эти утвержденные нормы, но в НК РФ не говорится, что эти нормативы обязательны к использованию. Организации могут самостоятельно рассчитать и утвердить для себя нормы расхода топлива, исходя из особенностей своей деятельности.

Если предприятие решает использовать утвержденные Минтрансом нормативы, то находятся нормы по расходыванию топлива и прочих смазочных материалов для используемого на предприятии вида транспорта и списывается в расходы в соответствии с указанными цифрами.

Если же предприятие хочет разработать для себя свои нормы расхода ГСМ, то можно пойти двумя путями.

Как рассчитать норму расхода топлива самостоятельно?

Итак, для определения своих нормативов нужно провести некоторые расчеты и замеры. Сделать это можно двумя способами.

В первом случае берется техническая документация к используемому транспорту, в которой приведены стандартный расход горюче-смазочных материалов для данного транспортного средства. На основании этих данных установить нормы для различных погодных условий, времени года, учесть загруженность дорог в вашем городе, загруженность транспорта и прочие факторы.

Во втором случае можно воспользоваться реальными данными по расходу ГСМ, которые можно получить с помощью замеров. Этот способ определения нормативов более удобен и реален, именно его, как правило, используют организации.

Как провести замеры расхода ГСМ?

Процесс проведения замеров и разработки норм списания топлива должен контролироваться специальной комиссией, которую назначает руководитель предприятия распорядительным документом.

Далее необходимо определить, какой реальный расход топлива у определенного транспортного средства.

Например, берется автомобиль, для которого рассчитываются нормы списания ГСМ. В его пустой бак наливается топливо, например, бензин. Бак наполняется полностью, отмечается количество залитого бензина и показания спидометра на данный момент. Дальше автомобиль следует использовать в обычном рабочем режиме. Как только топливо в баке закончится, опять записываются показания спидометра. Находится разность показаний спидометра с полностью залитым топливным баком и пустым, это будет количество километров, которые проехал автомобиль на полностью заполненном баке (пробег).

Имеются две цифры: количество залитого топлива и пробег в километрах на этом топливе. Делим первую цифру на вторую и получаем расход топлива на 1 км. Полученная цифра и будет нормативом, который нужно применять для списания топлива для данного автомобиля.

Такие замеры проводятся для всех используемых на предприятии видов транспорта. Определяется норма расхода топлива на 1 км.

В дальнейшем при необходимости списания ГСМ в расходы достаточно будет взять этот норматив и умножить на пробег автомобиля, полученную величину списать в расходы организации.

Условия, в которых используется транспорт, могут значительно отличаться друг от друга. Расход топлива зависит от времени суток, когда транспорт используется, времени года, загруженности дорог, загруженности транспорта, простоев с включенным двигателем. Поэтому необходимо провести замеры для различных условий и разработать несколько нормативов для различных условий использования транспорта.

Также организация может использовать один норматив, замеренный в стандартных условиях. А для списания ГСМ в условиях, отличающихся от стандартных, применять поправочные коэффициенты, которые также нужно заранее рассчитать и утвердить.

Какой бы способ определения норм списания топлива не выбрала организация, полученные результаты необходимо отразить в акте списания ГСМ, оформлением которого должна заняться назначенная руководителем комиссия. Все члены комиссии должны подписать составленный акт, а руководитель утвердить его.

Теперь, списывая ГСМ в расходы, бухгалтер будет опираться на утвержденные нормативы, и вопросов у него возникать не будет.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как рассчитать нормативы для списания ГСМ понятно, теперь осталось разобраться, какими проводками их можно списать в бухгалтерии.

ГСМ — это материалы, поэтому для их учета используется счет учета материальных ценностей — сч.10, на котором открывается субсчет 3.

Подробнее этот счет рассматривался на примере учета поступления материалов и их отпуска со склада .

В дебет сч.10 горюче-смазочные материалы принимаются к учету, а с кредита этого счета они списываются в расходы организации. Если организация — торговая, то расходы на ГСМ списываются в дебет сч.44, если производственная, то в дебет счетов 20 (23, 26).

Проводки по списанию ГСМ:

Для производственных организаций:

Д20, 23, 26 К10.3 — списаны расходы на ГСМ по транспорту, используемому в рабочих нуждах.

В дебет какого именно счета учета производственных затрат списать ГСМ зависит от особенностей организации и от того, для каких целей использовался транспорт.

Организации, имеющие большой автотранспортный парк, списывают расходы на горюче-смазочные материалы в дебет сч.23.

Если автомобилей не много, и они используются для рабочих нужд (например, для доставки товара клиентам), то используется сч.20.

Если же транспорт используется в служебных целей, то сч.26.

Для торговых организаций:

Д44 К10.3 — списаны расходы на ГСМ в расходы на продажу.

Все проводки по списанию топлива и смазочных материалов и жидкостей выполняются на основании путевых листов и акта на списание ГСМ.

Проводки по поступлению ГСМ:

За наличные расчет:

Если топливо и смазочные материалы покупаются за наличный расчет, например, лично водителем на заправочной станции, то деньги ему выдаются из кассы под отчет. При этом выполняется проводка Д71 К50.

Водитель покупает необходимые материалы и отчитывается перед бухгалтерией о произведенных тратах с помощью авансового отчета, к которому прикладывается кассовый чек, подтверждающий факт покупки. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию, а бухгалтер на израсходованную сумму делает проводку Д10.3 К71.

Если у водителя остались наличные средства, то он их сдает в кассу, проводка Д50 К71.

За безналичные расчет:

Если предприятие покупает ГСМ за безналичный расчет, то проводки выглядят несколько по другому.

Поставщику ГСМ перечисляется необходимая сумма денег, проводка Д60 К51.

Купленные материалы приходуются проводкой Д10.3 К60 по стоимости без учета НДС.

НДС выделяется отдельно для возмещения из бюджета: проводки Д19 К60.

Эти проводка выполняются на основании документов, полученных от поставщика: товарная накладная, счет-фактура.

 

buhs0.ru

Учет и списание ГСМ на предприятии

Перед руководством любой организации, которая использует в своей деятельности транспорт, встает вопрос, как вести учет ГСМ на предприятии в 2017 году. Стоит отметить, что сейчас НК РФ не требует от налогоплательщика нормировать расходы на ГСМ. Если же было принято решение об использовании учета, то информация, данная в нашей статье, будет вам полезна.

В состав горюче-смазочных материалов (ГСМ) входят все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный газ), все типы жидкостей, необходимые для работы автомобиля: тормозная и охлаждающая жидкости, масла и смазки.

Учет ГСМ

Важно правильно вести расход, т.к. при невыполнении этого затраты на ГСМ нельзя будет зачесть в счет налогов.

Согласно ст. 346.16 НК РФ, все затраты, уменьшающие налог, должны иметь документальное оформление. Для этого собираются и хранятся следующие документы:

  • Подтверждающие покупку ГСМ (чеки, авансовая отчетность, талоны, отчетность по топливной карте).
  • Удостоверяющие применение транспорта в ходе своей деятельности (путевые листы, заверенные на бумаге отчеты, фиксирующие пробег автомобиля и использование ГСМ).
  • Подтверждающие использование ГСМ (бухгалтерская документация, системные отчеты).

Эти бумаги нужны для уменьшения налога, иначе ФНС не вычтет траты на ГСМ из налогов.

Нелишним будет ознакомиться со ст. 252, ст. 254, гл. 26.2 НК РФ, ст. 413 ГК РФ, постановлением Правительством РФ № 92, письмом Министерства финансов № 03-03-01-02/140.

Как списывается ГСМ

Списание ГСМ происходит путем внесения их в затраты. Осуществляется это на основании нормативов, которые были разработаны Министерством транспорта РФ. Однако согласно НК РФ предприятие имеет право разработать собственные нормативные документы для списания.

При работе по установленным нормам используют следующие документы:

  • Распоряжение Минтранса № АМ-23-р.
  • Распоряжение Минтранса № НА-90-р.
  • Распоряжение Минтранса № 152.

В последнем документе указаны все нововведения, которые актуальны на сегодняшний день. Также были внесены новые виды автомобилей, ранее отсутствовавшие. Поэтому рекомендуем компаниям, которые уже несколько лет ведут учет ГСМ по установленным нормам, ознакомиться с документом. Вероятно, там появился ваш транспорт, если его там не было ранее.

Стоит учесть, что любая автотранспортная организация обязана использовать документацию Минтранса РФ для учета расходов ГСМ. Собственный регламент разрабатывается, когда предприятию невыгодно использовать стандартные нормы, т.е. расходы значительно превышают установленные Минтрансом лимиты.

При разных типах налогообложения есть свои особенности списания:

  • При УСН: списание в графу «Расходы» происходит в день покупки.
  • При ОСНО: последним числом месяца за весь месяц.

Нормирование расходования ГСМ при собственной разработке

Расчет расходов на топливо можно произвести 2-мя способами:

  • Применением документов, разработанных производителем транспорта.
  • Вычислением фактического расхода ГСМ на транспорт.

Ведение учета по 2-му способу применяется чаще, чем по 1-го.

Порядок замера расхода ГСМ, в частности бензина, дизельного топлива и газа, следующий:

  1. Создание комиссии.
  2. Несколько замеров при различных условиях эксплуатации (теплое и холодное время года, интенсивность движения, наличие пробок, простой с работающим двигателем). Замер происходит при полном баке с фиксацией пробега на момент заправки до полного опустошения бака.
  3. Полученные результаты оформляются в несколько нормативных документов, которые в дальнейшем используются в ходе списания ГСМ.

Можно пойти и другим путем: после формирования комиссии происходит замер при обычных условиях эксплуатации. После этого рассчитываются коэффициенты для поправок при отклонениях от нормы.

Инструкция, разработанная локально, должна соответствовать действительности, т.к. при завышении норм налоговая инспекция может запросить у вас обоснование таких показателей.

При разработке локального норматива использования топлива не запрещено за основу брать распоряжения Минтранса.

Коэффициенты при расчете ГСМ

При расчетах разрешено применять различные повышающие коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации автомобиля. Документы Министерства транспорта РФ содержат подробную информацию о них.

Например, повышающий множитель в зимнее время года колеблется в диапазоне от 10 до 20% в зависимости от регионального расположения. Также влияние на расход топлива оказывает количество жителей города, в котором транспорт числится (от 5 до 35%), и возраст авто (5-10%).

Если налоговая инспекция запросит основание множителей при расчете, то вы сможете сослаться на рекомендации Министерства транспорта (выше по тексту).

Формула для вычисления расхода ГСМ

Для легкового транспорта существует типовая формула расхода топлива:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D), где Qн – нормативная трата топлива, Hs – базовая трата топлива на 100 км, S – пробег транспорта, D – коэффициент в процентах.

Примеры расчета друг от друга практически не отличаются, т.к. почти все применяют общую формулу. Отличия могут быть в том случае, если на предприятии были введены собственные правила.

Пошаговая инструкция по расчету нормы (на основе документации Минтранса):

На балансе компании находится автомобиль, который зарегистрирован в области с 2-миллионным населением. За зимний период машина прошла 300 км. Базовая трата на 100 км – 8,5 литра, коэффициент D (работа в зимнее время ) – 15%, коэффициент D (город с 2-миллионным населением) – 25%, пробег S – 250 км.

Применив формулу, получим:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D) = 0,01 х 8,5 х 250 х (1 + 0,01 х (0,25 + 0,15)) = 21,34 л.

Учет ГСМ в налоговом и бухгалтерском учетах

Ниже представлены ответы на наиболее распространенные вопросы при бухгалтерском учете ГСМ:

Разрешено ли списать ГСМ полностью без нормирования? Разрешено. Никаких особых требований налоговое и бухгалтерское законодательство не выдвигает. Но если нормы не применяются, то в налоговой инспекции вы должны будете объяснить объем отраженного в отчетах топлива. Также рекомендуем учитывать ГСМ одинаково при обоих типах учета: либо использовать нормирование там и там, либо не использовать
Как нормировать топливо? При УСН есть 3 варианта:
  • Использовать документацию Минтранса.
  • Использовать информацию изготовителя транспортного средства.
  • Собственные нормы, подтвержденные актами ответственной комиссии
Можно ли пересмотреть нормирование топлива в течение года? Разрешено, если будет причина для этого. К примеру, расход ГСМ новым авто превышает первоначальные лимиты. Основание для пересмотра нормы необходимо зафиксировать в приказе, изданном главой организации
Возможно ли применение различных норм расходования ГСМ на зимний и летний периоды? Законодательно запретов нет. Приказом главы компании утверждаются периоды, которые делятся на зимний и летний, фиксируются нормы расходования для каждого периода
Разрешено ли удерживать превышение нормы из зарплаты водителя? При доказательстве вины водителя – да. Для этого создается комиссия, согласно ст. 247 ТК РФ. Нужно попросить водителя указать причины превышения нормы. При подтверждении вины издается распоряжение в течение месяца после вычисления ущерба, нанесенного компании. Размер взыскания за нарушение не может быть больше одного среднемесячного заработка (по ст. 248 ТК РФ). При превышении ущерба или просрочки с выдачей распоряжения взыскать сумму можно только через суд

zhazhda.biz

Пример списания ГСМ по путевым листам и без них: как списать бензин

Все расходы организации или предприятия в целях бухгалтерского и налогового учёта должны документально подтверждаться, в противном случае неучтённые расходы будут считаться серьёзным нарушением, и руководство юридического лица может понести из-за них достаточно серьёзную ответственность.

Это касается также расходов на ГСМ, при этом стоит отметить, что правильно рассчитанные и оформленные они могут быть отнесены на расходные статьи баланса. В результате может уменьшиться налогооблагаемая база, берущаяся за основу при расчёте налога на прибыль.

Содержание статьи

Понятия «ГСМ» и «Путевой лист»

Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:

  • топливо различных видов, например, дизель, бензин, газ;
  • масла и смазки;
  • различные присадки и добавки, например, охлаждающие и тормозные.

Конкретный перечень используемых горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации транспортного средства, зависит от его вида и модели. Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе. Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии.

В этом случае газ также относится к ГСМ. Существуют нормативы их списания, утверждённые Минтрансом России, также они могут быть приняты на предприятии самостоятельно. Такие нормативы учитывают некоторые дополнительные параметры, например, время года и сезон, а также различные корректирующие коэффициенты.

Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа. Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.

Путевой лист оформляется как на собственный транспорт, так и на взятый в аренду. В общих случаях используют путевой лист формы №3, для коммерческого транспорта предусмотрен лист формы №ПГ-1, при использовании грузовика с повремённой формой оплаты применяется форма №4-П. Существуют также иные формы путевых листов.

Правила и порядок

Кроме путевого листа для списания горюче-смазочных материалов необходим приказ руководителя юридического лица, в котором утверждены нормы такого списания. При этом стоит отметить, что использование личного автомобиля в интересах компании также оформляется путевым листом для списания ГСМ.

Поступление данных материалов на предприятие оформляется приходным ордером. Само же списание происходит обычно один раз в месяц лицом, ответственным за это. Таким лицом практически всегда является сотрудник бухгалтерии, например, материальный бухгалтер.

Что же касается самого порядка списания, то он состоит в составлении соответствующего акта представителями специально созданной для этого комиссии в количестве не менее трёх человек.

К нему прикладывают документы первичной бухгалтерской отчётности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.

Пример расчёта

Расчёт списания ГСМ производиться на каждую марку автомобильного транспорта отдельно, при этом обязательно учитывается общий километраж пройденного пути. Так, производить расчет для легкового автомобиля можно по формуле:

QH = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 * D), где

  • H – базовая норма расхода топлива, определяющаяся в виде пробега автомобиля в литрах на 100 километров;
  • S – общий пробег транспорта в течение рабочей смены в километрах;
  • D – поправочный коэффициент в процентах.

В качестве примера можно взять достаточно распространённый на производствах автомобиль марки ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ-4026.10. У него базовая норма потребления топлива равна 13 литров на 100 километров.

Автомобиль использовался для сбыта готовой продукции в зимний период. Общий пробег составил по области (НРо) 104 километра, по городу (HPг) — 128 километров. В результате за эксплуатацию в зимний период была взята надбавка 10% и за эксплуатацию

Рассчитываем норму расхода топлива: HPг = (0,01 * 13 * 128 * (1 + 0,01 * 20%)) = 16,67 литра НРо = (0,01 * 13 * 104 * (1 + 0,01 * 10)) = 13,53 литра. Согласно данным путевого листа было израсходовано 30,2 литра в течение рабочего дня. Если брать такой показатель за средний, то за месяц расход ГСМ в производственных целях составит:

 НРм = НРд * Т, где

НРм – это нормативный расход топлива за рабочий день, Т – это количество рабочих дней в одном месяце.

Таким образом, НРм = 30,2 — 21 = 634,27 литра.

В этом случае при списании ГСМ может быть указанно 623,27 литра топлива при работе автомобиля в течение месяца. Что же касается списания тосола, тормозной жидкости и т.д., то их списание производится согласно ранее утверждённым нормам потребления.

Отдельно стоит упомянуть о том, что в случае капитального ремонта автомобиля или же достижении им срока эксплуатации 5 лет, норма расхода смазочных материалов и топлива может быть увеличена на 20%.

Можно ли списать без путевого листа

Существуют случаи, когда списание ГСМ производиться без использования путевого лица. Это:

  • учёт по лимитам;
  • компенсация понесённых расходов.

В первом случае на предприятии должна быть установлена система контроля расхода горюче-смазочных материалов. В этом случае на единицу транспорта в месяц выделяют зарезервированные денежные средства на их приобретение.

Также для этого используются топливные карты АЗС, при этом деньги по ним не должны превышать установленную норму. Данная система хороша в случае использования автотранспорта по одному и тому же ежедневному маршруту.

Во втором случае требуется заключить договор на использование личного автомобиля между организацией и её сотрудником на основании ст. 188 Трудового кодекса РФ.

Здесь ограничения на выплаты устанавливаются в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля. Само же списание ГСМ производится на основании установленными предприятием нормам.

Особенности учёта

Прежде чем приступить к списанию горюче-смазочных материалов, юридическому лицу необходимо определиться со способом его учёта. Так непосредственно заправку топлива выполняет сам водитель автомобиля, используя выделенные на это денежные средства. После окончания заправки он обязан сдать авансовый отчёт в бухгалтерию. К нему прилагается чек АЗС. Топливо в дальнейшем оприходуется по счету 10 «Материалы».

Документы для скачивания (бесплатно)

Израсходованные ГСМ отражаются при списании на следующих счетах:

  • 20 «Основное производство»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • 44 «Расходы на продажу».

Непосредственно выбор того или иного счёта лежит на руководстве предприятия. При этом по налоговому учёту операция списании ГСМ проводиться по статье 254 Налогового кодекса и включается в материальные затраты.

При этом ничто не препятствует отнести их к прочим расходам на основании ст. 264 НК РФ. В любом случае с политикой учёта и списания ГСМ стоит определиться заранее, так как эти процедуры являются текущими и будут периодически повторяться.

Пошаговая инструкция по списанию ГСМ в 1С представлена ниже.

znaybiz.ru

Практические советы по учету и списанию ГСМ — Бухгалтерия Онлайн

Бухгалтеры, которые отвечают за учет горюче-смазочных материалов (ГСМ), сталкиваются со множеством проблем. Участники нашего форума регулярно обсуждают, как рассчитать нормативы, для чего их применять, как отразить бензин, который находился в баке купленного автомобиля. Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Для чего нужны нормы расхода и списания ГСМ

Организации, использующие собственные или арендованные автомобили, ведут учет поступления и расхода ГСМ. Существуют нормы, которых следует придерживаться при списании топлива. Как показывает практика, бухгалтеры не всегда четко представляют себе, как правильно применить эти нормы. В частности, путаются, как надо списывать бензин: по количеству фактически израсходованных литров или по нормативу. Ответ на этот вопрос мы начнем с замечания: следует обращать внимание, что назначение нормативов в бухгалтерском и налоговом учете не совпадают.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете ГСМ нужно списывать по факту. Но сложность в том, что в автомобиле нет устройства, которое фиксировало бы количество бензина в баке. Соответственно, очень сложно «на глаз» определить, сколько топлива ушло на ту или иную поездку. Поэтому чаще всего фактический расход топлива рассчитывают как количество километров по спидометру, умноженное на некий норматив.

Налоговый учет

Применение норматива в налоговом учете — вопрос спорный.

Налоговики традиционно считают, что при списании ГСМ в расходы организации должны придерживаться лимитов, утвержденных Методическими рекомендациями, введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р. Об этом неоднократно напоминали специалисты Минфина России (см., например, письма от 03.09.10 № 03-03-06/2/57 и от 17.11.11 № 03-11-11/288). Если организация использует машину, для которой норматив не утвержден, необходимо разработать и обосновать свой лимит (письмо Минфина России от 10.06.11 № 03-03-06/4/67). В любом случае списать в затраты ГСМ сверх лимита нельзя, уверены чиновники.

Однако в Налоговом кодексе подобного запрета нет. Поэтому многие компании не придерживаются ни собственных, ни утвержденных Минтрансом норм, а уменьшают налогооблагаемую базу на полную стоимость израсходованного бензина. Такой подход поддерживают судьи (определение ВАС РФ от 14.08.08 № 9586/08, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.09 № Ф04-7730/2008(17508-А03-46)).

Есть организации, которые игнорируют нормы Минтранса и устанавливают собственные. Они также одерживают победу в суде (см., например, постановление ФАС Поволжского округа от 21.11.11 № Ф06-10102/11).

Компаниям, которые заняли «осторожную» позицию и решили применять норматив (утвержденный Минтрансом или самостоятельно разработанный) для целей налогового учета, допустимо применять этот же норматив и в бухгалтерском учете. Другими словами, использовать одно и то же значение лимита при подсчетах израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.

Как рассчитать собственный норматив

Если для машины нет утвержденного Минтрансом лимита, либо организация решила использовать другое значение, она вправе рассчитать собственный лимит. Как правило, в такой ситуации компании действуют одним из двух способов.

Первый способ — позаимствовать информацию о расходовании топлива из технической документации на автомобиль.

Второй способ — создать комиссию и произвести замеры. Для этого в пустой бак машины нужно залить определенное количество бензина, например, 100 литров. Затем авто должно ездить до тех пор, пока бак не станет абсолютно пустым. Исходя из показаний спидометра, надо определить, сколько километров понадобилось для полного опустошения бака. Наконец, количество литров нужно разделить на количество километров. В итоге получится цифра, показывающая, сколько бензина расходует машина при проезде одного километра. Этот показатель следует зафиксировать в акте и поставить подписи всех участников комиссии.

Поскольку расход топлива зависит от условий поездки, лучше произвести контрольные замеры «на все случаи жизни»: отдельно — для груженого и порожнего авто, отдельно — для летних и зимних поездок, отдельно — для простоя со включенным двигателем и т д. Все полученные результаты следует отразить в акте, составленном и подписанном комиссией.

Есть и более простой вариант: утвердить один базовый норматив (например, для летнего периода) и повышающие коэффициенты: для зимних поездок, для поездок по перегруженным трассам и пр.

Как провести инвентаризацию ГСМ

Так как списание по нормативу подразумевает погрешности, организация должна периодически сверять данные, отраженные в бухучете, и фактические остатки. Проводить такую сверку можно раз в неделю, в месяц или в квартал. Некоторые компании делают ее ежедневно.

Для определения фактического остатка используют разные методы. Самый простой — это вылить из бака бензин в мерную емкость и узнать объем. Однако организации редко прибегают к такому способу.

Более распространен другой метод. Суть его в заключается в следующем. Сначала надо полностью наполнить бак. Затем нужно посмотреть в технической документации, чему равен объем бака. А также посмотреть по чеку автозаправочной станции, сколько топлива было залито в бак. Если от объема бака отнять объем залитого бензина, получим остаток, который находился в баке до начала заправки. Эту цифру необходимо сверить с той, что значилась по данным бухучета на то же число.

Существуют и другие способы — например, при помощи специального щупа с нанесенной шкалой. Однако ни один из методов, кроме опустошения бака, не исключает погрешностей.

Системы спутниковой навигации

Сейчас все большей популярностью пользуются так называемые спутниковые системы слежения (другое название — системы спутниковой навигации). Они позволяют точно установить, когда и сколько километров проехала машина и сколько бензина потратила. В связи с этим компания, которая приобрела такую систему, может списать фактически израсходованные ГСМ без использования нормативов. Необходимость в инвентаризации тоже пропадает.

Чтобы отразить в учете переход на использование спутниковой системы для учета ГСМ, нужно издать приказ, который отменяет ранее используемые нормативы расхода топлива. В этом же документе закрепить новый способ учета топлива — на основании данных системы. Важно, чтобы дата приказа совпадала с датой, когда система введена в эксплуатацию.

Далее понадобится распечатка из системы, где показан расход бензина по каждому рейсу. Бухгалтер подколет эти распечатки к путевым листам, и на основании этих документов спишет ГСМ. Кстати, против такого метода не возражает и Минфин России (письмо от 16.06.11 № 03-03-06/1/354).

Как учесть топливо, полученное вместе с автомобилем

Как правило, при покупке авто новый владелец получает не только саму машину, но и некоторое количество бензина в баке. Если это прописано в договоре купли-продажи, бухгалтер сможет без проблем оприходовать ГСМ.

Но чаще топливо в договоре не упоминается. Как поступить в этом случае? На практике применяют различные подходы.

Если бензина не очень много, то его попросту не учитывают, а отсчет поступления и списания ГСМ начинают с первой заправки.

Если бак практически полон, топливо учитывают. Сначала определяют объем, используя те же методы, что и при инвентаризации. Затем оформляют либо безвозмездное получение, либо выявление излишков.

В случае безвозмездного получения стоимость топлива проводят по дебету счета 10 и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». Впоследствии, при списании, делают проводки по дебету «затратного» счета (20, 26 или 44) и кредиту счета 10 «Материалы», а также по дебету счета 98 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

В налоговом учете безвозмездно полученные ГСМ — это налогооблагаемые доходы (подп. 8 ст. 250 НК РФ).

Если организация показывает излишки, выявленные при инвентаризации, то в бухгалтерском учете их следует включить в доходы и провести по дебету счета 10 и кредиту счета 91. В налоговом учете также необходимо сформировать доходы на основании подпункта 20 статьи 250 НК РФ.

Как учесть топливо в баке проданного автомобиля

Возможна и обратная ситуация, когда организация продает авто, а вместе с ним и топливо в баке. Здесь лучше всего внести в договор купли-продажи отдельный пункт, где указать объем и цену бензина. Это даст возможность показать реализацию ГСМ отдельно от реализации машины. С юридической точки зрения все будет корректно, ведь никакой лицензии для продажи топлива не требуется.

При отсутствии специального пункта в договоре выбытие бензина надо провести по дебету счета 91 и кредиту счета 10. В налоговом учете подобные расходы отражать нельзя, поскольку стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшает облагаемый доход (под. 16 ст. 270 НК РФ).

ГСМ в баке арендованной машины

При передаче автомобиля в аренду топливный бак также бывает полностью или частично наполнен. Тут, как и в ситуации с куплей-продажей, предстоит разобраться, как учесть такой бензин.

Иногда организации просто договариваются, что арендодатель передает определенное количество топлива, а арендатор по окончании срока аренды обязуется вернуть такое же количество вместе с машиной. При этом право собственности на ГСМ остается за арендодателем, и передача топлива в учете не отражается.

Но такой вариант не совсем корректен для арендатора, ведь фактически он использует полученный бензин и, как следствие, должен сделать определенные записи в учетных регистрах. По этой причине большинство компаний все же показывают передачу ГСМ от арендодателя арендатору.

Как отразить такую передачу? Самый распространенный вариант — это реализация. Сначала арендодатель продает топливо арендатору, а после окончания срока договора арендатор продает такое же количество арендодателю.

Другой вариант — это товарный заем. Здесь арендодатель выступает в роли заимодавца, а арендатор — в роли заемщика. Оба варианта вполне законны, и бухгалтеру остается выбрать тот, что наиболее удобен в конкретной ситуации.

www.buhonline.ru

Как списывать расходы на бензин?

Схема передачи процессов на аутсорсинг. Пошаговая инструкция

Расходы на бензин при использовании корпоративного транспорта можно и нужно вычитать из налогов. Они списываются в размере фактических данных о затратах на топливо, но их еще нужно обосновать. Рассказываем по-порядку, как это сделать компаниям с общей и с упрощенной системой налогообложения.

1. Отразить методику списания ГСМ в учетной политике

Для начала ваша учетная политика должна, разумеется, содержать сведения о учете расходов на ГСМ.

Первое, что нужно прописать в учетной политике — принцип учета расхода топлива. Тут два варианта. Водители могут сами покупать его на выделенные компанией средства и сдавать авансовый отчет с чеками АЗС. Либо вы заключаете контракт с АЗС, водители оплачивают бензин топливными картами, и вы ежемесячно получаете отчет о расходах. В обоих случаях эти затраты идут по счету 10 «Материалы». Для удобства можно выделить для топливных расходов отдельный субсчет.

Второе, что следует прописать – метод списания расходов на ГСМ. По правилам их списывают на затратные счета 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу». Счет выбирается исходя их вашей отрасли и типа транспорта, который эти расходы произвел.

Затраты на бензин списываются по фактической себестоимости, средней стоимости или методом FIFO (выбранный способ прописывается в политике). То, как вы решили списывать затраты на бензин, может отличаться от того, как вы списываете расходы на другие материалы (п. 16 ПБУ 5/01).

 2. Установить порядок ведения путевых листов

Данные о фактическом расходе бензина берутся из первичных документов, в нашем случае – из путевых листов. Форму путевого листа можно взять готовую (форма № 3, постановление Госкомстата  от 28 ноября 1997 г. № 78) или разработать свою.  Вы можете пользоваться этим бланком, а можете разработать свой.

Важно, чтобы лист содержал всю необходимую информацию для последующего обоснования расходов. То есть сведения о маршруте (желательно с адресами), километраже, объеме топлива на начало и конец поездки, которые водители обязаны указывать. Если у вас не автотранспортная компания, периодичность сдачи водителями путевых листов можно устанавливать самостоятельно. Главное, чтобы на момент сдачи отчетности, они были у вас на руках.

 3. Прописать расходы на топливо в учетной политике для целей налогообложения

Тут начинается самое интересное. Расходы на ГСМ можно относить к материальным затратам (пп. 5, п. 1 ст. 254 НК РФ), равно как и относить на прочие расходы на содержание служебного автопарка (пп. 11, п. 1, ст. 264 НК РФ). Обе указанные статьи Налогового кодекса указывают на возможность списания затрат на бензин по факту. Однако Минтранс считает, что просто так списывать нельзя, и расходы должны быть обоснованными. По мнению чиновников, обоснованные расходы на ГСМ – это расходы в пределах установленной нормы. Норму установил Минтранс, а кроме того, можно установить ее самостоятельно.

Так что отмечаем себе отразить в налоговой учетной политике сведения о том, по какой статье расходов будут учитываться затраты на топливо и исходя из каких норм вы собираетесь контролировать и обосновывать эти расходы. Теперь про нормы.

4. Выбрать, какие нормы использовать для обоснования расходов

Первый вариант — взять нормы Минтранса, утвержденные распоряжением №АМ-23-р от 14 марта 2008 года.

В исходном виде нормы описывают сказочную ситуацию: в стране вечного лета по ровным дорогам без пробок, ремонта и ям на крейсерской скорости едут машины с выключенными кондиционерами и печками. К этим космическим нормам, правда, есть поправочные коэффициенты, которые позволяют учитывать сезон и специфику населенного пункта.

Здесь начинается работа с коэффициентами. Упомянем выборочно, поскольку они есть на все случаи жизни.

  • В летнее время при наличии в машине кондиционера или климат-контроля норму можно увеличить на 7-10%.
  • В зимнее время – на 5-20% в зависимости от региона. Перечень можно посмотреть здесь,  скажем только, что для Москвы и области – допустим рост на 10%, на севере — в Архангельской, Мурманской, Тюменской и других областях, а также в Забайкалье – на 15-18%. Чемпионы – республика Саха и Чукотка с коэффициентом 20%.
  • Если ваша техника работает там, где вместо дорог направления, коэффициент растет до 20% при движении без груза и до 40% — с грузом.
  • Когда транспорт по долгу службы останавливается чаще одного раза на километр пути – добавляйте 10% к норме.
  • Если речь идет об обкатке новых или, наоборот, эксплуатации старых машин (старше 8 лет с пробегом более 150 тыс. км) – еще 10%.
  • При движении в городе с населением более миллиона жителей – 20%, более трех миллионов – 25%.

Чтобы все это убедительно рассчитать, желательно как можно ближе к действительности, нужно быть очень внимательным и вдумчивым человеком.

 Как разработать собственные нормы расхода ГСМ?

Второй вариант, более приближенный к реальности, – обосновывать расходы на основании самостоятельно разработанных норм.

Нормы берутся, конечно, не с потолка, а по результатам собственных замеров. Еще было бы неплохо убедить налоговую, что при разработке норм за основу брались нормы Минтранса и корректировались, что называется, по фактической погоде. Чаще всего в авантюру с созданием собственных норм ввязываются компании с обширным автопарком. Итак, что нужно делать:

  • Издать приказ от имени первого лица компании о проведении замеров расхода топлива для каждого служебного автомобиля на обслуживаемых ими маршрутах, указать в приказе состав комиссии, отвечающей за проведение замеров. Замеры, разумеется, нужно делать в стандартное для поездок время.
  • Оформить результаты замеров актами, отдельными для каждой единицы транспорта. В актах нужно отразить состав комиссии, сведения о марке, номере и пробеге машины, маршруте, количестве топлива и километраже на начало и конец поездки и, соответственно, сделать вывод о расходе топлива в литрах на 100 километров при нормальных условиях эксплуатации.
  • На основании актов утвердить нормы расхода топлива и ознакомить с ними водителей под подпись.
  • Составить положение о контроле за расходом бензина с указанием норм и возможности их корректировки в случае непредвиденных обстоятельств. То есть при крупном перерасходе водитель предоставляет объяснительную записку, на основании которой решается, учитывать его для целей налогообложения, удержать с шофера или списать за счет собственных средств.

blog.ucmsgroup.ru

Расходы на ГСМ

«Лирическое вступление». О консультантах замолвите слово...

Хотелось бы сразу отметить, что эта статья в первую очередь может быть полезной работникам тех организаций, которые не являются автотранспортными. То есть для тех, где автопарк состоит из небольшого количества автомобилей, никаких специальных подразделений нет, проще говоря, где несколько машин возят начальство.

Начнем с того, что в последнее время некоторые видимо большие специалисты безапелляционно заявляют, что расходы нигде не нормируются, а списываются в размере фактических затрат. При этом, исходя из подобных консультаций, получается, что путевые листы нужны исключительно для подтверждения использования автомобиля в служебных целях.

При этом такие консультанты ловко обходят неизбежный вопрос, а как же бухгалтер должен определить этот самый фактический размер.

То есть получается, бухгалтер должен иметь путевые листы лишь в качестве подтверждающих использование автомобиля в служебных целях, а списывать по чекам, талонам, картам указанным в авансовых отчетах водителей, ну и акт какой составить, для очистки совести.

Браво, бухгалтера хлопают в ладоши, всё просто и красиво, зачем раньше считали километраж в путевых листах, смотрели какие-то нормы, долой бюрократизм! К ним дружно присоединяются водители, теперь километраж в путевых листах можно писать прямо с потолка гаража, всё равно ведь теперь - сколько заправил столько и спишут!

На этом можно было бы, и закончить, как говорится и жизнь хороша, и жить хорошо. Однако, как же быть с тем, что в соответствии с законом о бухгалтерском учете: - «совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета составляет его учетную политику».

А согласно ПБУ: - «учетная политика организации должна отвечать требованиям полноты, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости и рациональности».

Есть в том же законе и такие слова: – «Экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни».

Обязан, понимаешь, организовать и осуществлять контроль, а вот консультант не обязан, отсюда видимо и такие рекомендации, которые даже в журналах печатают.

Теперь перейдем к налоговому учету, в тех же консультациях на голубом глазу пишут: - « НК РФ не требует нормировать расходы на ГСМ ни для налога на прибыль, ни для налога при УСН. Нормы Минтранса по расходу топлива и смазочных материалов для целей налогообложения необязательны. Это признает и Минфин (Письма Минфина от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 10.06.2011 N 03-03-06/4/67)».

Требований о нормировании расходов НК РФ может и не содержит, зато он содержит вот такие базовые требования к расходам: - «Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме».

Почему-то сразу же вспоминается анекдот:

Урок геометрии в грузинской школе.Учитель:– Гоги, нарисуй треугольник.Гоги рисует.Учитель просит:– А теперь докажи, почему это треугольник.Гоги бьет себя кулаком в грудь и говорит:– Треугольник, мамой клянусь!

Таким образом, чтобы не выступить в роли Гоги и как поется в одной песне: - «так оставим не нужные споры…», нормы списания ГСМ должны быть, и они должны быть обоснованные. Иначе ни о каком внутреннем контроле в этом случае и быть не может, бухгалтерия просто выполняет учетные функции.

Нормы расхода минтраса и другие виды норм расхода топлива

Итак, сначала самое очевидное насчет норм списания ГСМ. Организации, не относящиеся к автотранспортным, вправе также как автотранспортные использовать нормы, установленные в Методичке Минтранса (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р).

Однако могут, не значит, обязаны. Следовательно, есть возможность применять какие-то другие обоснованные нормы списания ГСМ, кроме норм Минтранса. Вариантов здесь не так много, хотя кто знает, подойдет любой обоснованный.

Второй по очевидности вариант, это воспользоваться данными, указанными в технической документации завода-изготовителя на конкретный автомобиль. Однако этот способ не очень удачный, всем мы знаем, что одной из характеристик повышающих достоинства автомобиля в глазах покупателей является низкий расход топлива. По этой простой причине, изготовители нередко занижают расход топлива.

На этом этапе можно сравнить нормы списания ГСМ Минтранса и завода изготовителя, выбрав наиболее приемлемые.

Третий способ - разработать собственные нормы, это самый лучший с точки зрения достоверности способ, но при этом и самый так сказать канительный.

Для этого создается комиссия, затем проводятся контрольные замеры, по итогам которых составляется акт или акты где фиксируются километраж и расход топлива.

Такие замеры проводятся в хорошую погоду, при отсутствии пробок, при отключенном кондиционере и т.д. и т.п., поскольку нужны именно «базовые» нормы, от которых потом можно будет «плясать» в сторону их увеличения в зависимости от условий эксплуатации автомобиля.

Четвертый способ, скорее теоретический заказ на разработку нормативов можно перенаправить сторонней организации. Минус здесь в том, что за это удовольствие придется заплатить.

Так или иначе, никто не запрещает выяснить нормы списания топлива всеми четырьмя способами и затем выбрать самый подходящий.

В ряде случаев организациям придется ориентироваться только на данные о расходе ГСМ производителя или на собственные контрольные замеры. Причина банальна, в Методичке Минтранса норм списания для конкретного автомобиля может попросту не оказаться. При этом в любом случае Методичка Минтранса может пригодиться для установления повышающих коэффициентов.

Обоснованно увеличиваем нормы расхода ГСМ

Очевидно, что расход бензина напрямую зависит от того, в каких условиях эксплуатируется автомобиль (какая за бортом погода, летними или зимними шинами оснащена машина, едет автомобиль по пустой трассе или стоит в пробках и т.п.). Можно, попытаться разработать такие коэффициенты самостоятельно. Однако, скорее всего это уже будет лишней и неэффективной работой, здесь следует поступить проще, а именно отталкиваться от размеров коэффициентов, которые рекомендует Минтранс.

«Зимние» коэффициенты

Предельные значения зимних надбавок к нормам расхода автомобильного топлива в Методичке приведены по регионам России. Надбавки определены на основе значений среднемесячных, максимальных и минимальных температур воздуха, данных о средней продолжительности зимнего периода, обобщения опыта эксплуатации автомобильного транспорта в регионах - в соответствии с ГОСТ 16350-80 "Государственный стандарт Союза ССР. Климат СССР. Районирование и статистические параметры климатических факторов для технических целей".

Соответственно, размер «зимней» надбавки может составлять от 5 до 20 процентов в зависимости от региона (федерального округа), где эксплуатируется автомобиль. Например, для Москвы, Брянской области, Республики Татарстан и т.д. надбавка составит 10 процентов, для Кировской области - 12 процентов, для Оренбургской области - 15 процентов, для Республики Саха - 20 процентов и т.д.

Обратите внимание! При использовании установки "климат-контроль" независимо от времени года при движении автомобиля по Методичке может быть применен коэффициент до 7 процентов, при стоянке - до 10 процентов. В этом же размере устанавливается и коэффициент при использовании кондиционера, но в зимнее время года его применение не допускается.

«Списочный» критерий

Базовые нормы расходов на топливо могут быть повышены также в зависимости от численности населения в городе (населенном пункте и т.п.), где работает компания.

Так, при работе автотранспорта в населенных пунктах

www.royal-agency.ru

Расходы на служебный автомобиль | Бухгалтерский актив

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие расходы на содержание и эксплуатацию служебного автомобиля принимаются в целях налогообложения, а какие – нет.

2. В каком порядке учитываются расходы на ГСМ, ТО, страхование служебного автомобиля и другие для расчета налога на прибыль и при УСН.

3. Как документально подтвердить расходы на содержание служебного автомобиля.

 

Большинство организаций и предпринимателей в своей деятельности не обходятся без транспортных расходов на доставку товара, на служебные поездки сотрудников и т. д. При этом каждый руководитель решает «транспортный вопрос» по-своему, исходя из потребностей и возможностей бизнеса. В этой статье предлагаю рассмотреть вариант использования служебного автомобиля, принадлежащего организации или ИП и используемого в хозяйственной деятельности. А точнее, разберем порядок учета расходов, связанных с эксплуатацией служебного автомобиля, для целей налогообложения. Как известно, использование автомобиля, а тем более интенсивное, — процесс довольно затратный, поэтому важно понимать, какие из этих затрат уменьшают налоговую нагрузку, а какие нет.

 

Расходы на ГСМ

Расходы, которых невозможно избежать в процессе эксплуатации автомобиля, конечно, это расходы на ГСМ. При расчете налога на прибыль расходы на содержание служебного транспорта, к которым относятся и расходы на ГСМ, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При применении УСН с объектом «доходы – расходы» налогоплательщик также имеет право учесть расходы на бензин, поскольку расходы на содержание служебного транспорта прямо поименованы в закрытом перечне расходов при УСН (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Расходы для целей налогообложения должны быть подтверждены документально. Поэтому основанием для принятия к учету расходов на бензин для служебного авто служат подтверждающие документы: путевые листы, чеки АЗС, приказ об использовании служебного автомобиля и установлении норм расхода топлива (или другой аналогичный локальный документ, который закрепляет порядок расчета израсходованного топлива).

Частый вопрос, с которым сталкиваются налогоплательщики: по каким нормам нужно рассчитывать расходы на ГСМ, чтобы принять их к налоговому учету. В НК РФ прямо не установлена обязанность нормировать расходы ГСМ для служебного транспорта, учет по нормам предусмотрен только для компенсаций сотрудникам за использование личного транспорта. Кроме того, Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» содержит нормы расхода ГСМ, обязательные для применения только автотранспортными организациями. На основании этого, можно сделать вывод, что налогоплательщик вправе самостоятельно разработать и утвердить нормы расхода ГСМ, при этом он может использовать нормы Минтранса (Письма Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12). Самый безопасный вариант – учитывать расходы на ГСМ по нормам Минтранса, однако он не всегда самый выгодный. Поэтому если Вы приняли решение учитывать расходы на бензин по самостоятельно разработанным нормам, максимально приближенным к фактическому расходу, обратите внимание на обоснование этих норм (техническая документация к автомобилю, официальная информация производителя транспортного средства, контрольный замер расхода топлива и т.д.). Применяемые нормы, их обоснование и порядок расчета расходов на ГСМ необходимо закрепить в приказе руководителя и учетной политике для целей налогообложения.

 

Технический осмотр

Прохождение технического осмотра является необходимым условием эксплуатации автомобиля в соответствии с законодательством РФ (ст. 17 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Поэтому есть все основания отнести расходы на техосомтр к расходам на содержание служебного транспорта и, соответственно, включить их в состав расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль и УСН. Документами, подтверждающими расходы на проведение технического осмотра, могут служить копия диагностической карты, талона технического осмотра, чек ККТ, платежное поручение или другой документ об оплате услуг оператора технического осмотра. Если по результатам ТО выявлены нарушения, то расходы на их устранение также могут быть учтены для целей налогообложения.

 

Расходы на ремонт автомобиля

Расходы на ремонт служебного автомобиля учитываются при расчете налога на прибыль в составе расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ). В случае применения УСН расходы на ремонт автомобиля также уменьшают налогооблагаемую базу (пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Ремонт может осуществляться либо своими силами (ремонтного отдела, специалиста по ремонту) либо силами сторонней организации. Каких-либо ограничений по способу проведения ремонта НК не содержит, главное, чтобы в наличии были документы, подтверждающие понесенные расходы. Если ремонт осуществляется сторонней организацией, то необходим договор на ремонт автомобиля, акт выполненных работ, калькуляция или смета затрат. Если ремонт выполняется своими силами, то подтверждением расходов могут служить смета затрат, накладные на внутреннее перемещение материалов (лимитно-заборные карты). Кроме того, обязательным условием учета расходов при УСН является их оплата, поэтому к числу подтверждающих документов добавятся платежные поручения, чеки ККТ или квитанции об оплате.

 

Расходы на мойку

Несмотря на то, что без мойки эксплуатация автомобиля теоретически возможна, расходы на мойку могут быть учтены в составе расходов на содержание служебного транспорта для расчета налога на прибыль, о чем свидетельствует Письмо Минфина России от 20.06.2006 № 03-03-04/1/530. Аналогичный вывод можно сделать и относительно учета расходов на мойку при применении УСН. Особое внимание при этом нужно обратить на подтверждающие документы. Если оплата происходит в безналичном порядке, то проблем с подтверждением возникнуть не должно: платежное поручение, акт об оказанных услугах. Однако чаще всего водители рассчитываются за услуги мойки наличными, в этом случае необходимо проконтролировать наличие чека ККТ и правильно оформленного товарного чека или квитанции (если станция автомойки не применяет ККТ). Товарный чек и квитанция должны содержать обязательные реквизиты первичных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), кроме того квитанция, выдаваемая взамен чека ККТ, должна отвечать требованиям, предъявляемым к бланкам строгой отчетности (п. 3 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»). Лучше с этими требованиями ознакомить сотрудников, эксплуатирующих автомобиль, чтобы они проверяли правильность оформления документов на месте.

 

Расходы на услуги платной стоянки

В целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик имеет право учесть расходы на платную автостоянку служебного автомобиля в составе расходов, связанных с его содержанием (Письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404). Таким образом, есть основания учитывать расходы на автостоянку и для расчета налога при УСН. Подтверждающие документы и порядок их оформления в данном случае будут аналогичны рассмотренным в предыдущем пункте.

 

Расходы на страхование автомобиля

Для отражения в налоговом учете расходов на автострахование большое значение имеет вид страхования: обязательное (ОСАГО) или добровольное (КАСКО).

При расчете налога на прибыль уменьшить налогооблагаемую базу можно на расходы как по обязательному, так и по добровольному страхованию служебного автомобиля (п. 1 ст. 263 НК РФ). Расходы на добровольное страхование служебного транспорта от угона и ущерба учитываются в сумме фактических затрат по договору страхования (Письмо Минфина России от 20.02.2008 № 03-03-06/1/119). А расходы по обязательному страхованию могут быть приняты к налоговому учету только в пределах установленных законодательством РФ тарифов (п. 2 ст. 263 НК РФ). В настоящее время тарифы по договорам ОСАГО установлены Постановлением Правительства РФ от 08.12.2005 № 739 «Об утверждении страховых тарифов по обязательному страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств, их структуры и порядка применения страховщиками при определении страховой премии».

Расходы по договору страхования служебного автомобиля учитываются в целях расчета налога на прибыль в периоде фактической оплаты страховой премии. Однако если срок страхования охватывает несколько отчетных периодов, а оплата произведена одним или несколькими разовыми платежами, то к налоговому учету такие расходы нужно принимать равномерно в течение всего срака действия договора страхования. Сумма расходов, принимаемая в отчетном периоде, будет рассчитываться пропорционально количеству дней действия договора страхования в этом отчетном периоде (п. 6 ст. 272 НК РФ).

При УСН учесть в налоговых расходах можно только выплаты по договору обязательного страхования ОСАГО (пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), поскольку выплаты по договорам добровольного страхования не входят в закрытый перечень принимаемых расходов. При этом расходы по договору ОСАГО уменьшают налогооблагаемую базу по налогу при УСН в том же порядке, что и для расчета налога на прибыль (п. 2 ст. 346.16 НК РФ), то есть в пределах тарифов, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.12.2005 № 739. Страховая премия по договору ОСАГО принимается к учету единовременно в момент оплаты, независимо от срока действия договора; равномерное списание в расходы не допускается (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

 

Штрафы ГИБДД

С одной стороны, штрафы за нарушение Правил дорожного движения не являются необходимым условием эксплуатации служебного транспорта, но, с другой стороны, при интенсивном использовании автомобиля штрафов ГИБДД сложно избежать даже самому опытному водителю. Более того, затраты на оплату «штрафных» квитанций могут достигать весьма значительных сумм. Как же быть: принимать или не принимать такие расходы? Ответ однозначный – штрафы ГИБДД не учитываются ни для расчета налога на прибыль, ни для расчета налога при УСН.

Во-первых, штрафы прямо указаны в числе расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли (п. 2 ст. 270 НК РФ), а также они не входят в закрытый перечень расходов, учитываемых при УСН. Во-вторых, расходы принимаются к налоговому учету при условии их обоснованности, то есть экономической целесообразности (п. 1 ст. 252 НК РФ). Очевидно, что расходы на оплату штрафов ГИБДД не являются обоснованными, поскольку они не направлены не осуществление приносящей доход деятельности.

 

Итак, мы рассмотрели основные расходы, которые возникают у налогоплательщиков в связи с эксплуатацией служебного автомобиля. Сейчас предлагаю подвести итог, какие расходы можно учесть для целей налогообложения, а какие нельзя.

Расходы Налог на прибыль УСН
1 Расходы на ГСМ Учитываются(пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) Учитываются(пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
2 Расходы на технический осмотравтомобиля Учитываются(пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) Учитываются(пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
3 Расходы на ремонт автомобиля Учитываются(пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ) Учитываются(пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
4 Расходы на мойку Учитываются(пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) Учитываются(пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
5 Расходы на услуги платной стоянки Учитываются(пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) Учитываются(пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
6 Расходы на страхование ОСАГО Учитываются в пределах тарифов, установленных законодательством РФ(п. 1 ст. 263 НК РФ)(п. 2 ст. 263 НК РФ) Учитываются в пределах тарифов, установленных законодательством РФ(пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)(п. 2 ст. 346.16 НК РФ)
7 Расходы на страхование КАСКО Учитываются(п. 1 ст. 263 НК РФ) Не учитываются(п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
8 Штрафы ГИБДД Не учитываются(п. 2 ст. 270 НК РФ) Не учитываются(п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Таким образом, большинство затрат на содержание и эксплуатацию служебного автомобиля, используемого в хозяйственной деятельности, уменьшают налогооблагаемую базу. В этом состоит главное преимущество использования собственного автомобиля перед, например, использованием личного транспорта сотрудников с выплатой им компенсации, размер которой лишь частично включается в налоговые расходы.

 

Как Вы считаете, выгодно ли использовать служебный автомобиль?

Какие расходы на его содержание самые значительные?

Пожалуйста, поделитесь в комментариях!

 

Законодательные и нормативные акты:

1. Налоговый кодекс РФ

2. Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»

3. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

4. Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»

5. Постановление Правительства РФ от 08.12.2005 № 739 «Об утверждении страховых тарифов по обязательному страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств, их структуры и порядка применения страховщиками при определении страховой премии»

Кодексы, Федеральные законы и Постановления Правительства РФ размещены на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

6. Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»

7. Письма Минфина РФ

С документами финансового ведомства Вы можете ознакомиться на официальном правовом портале Минфина РФ http://mfportal.garant.ru/

♦  Рубрика: Все рубрики, Материалы, ГСМ, Налог на прибыль, УСН, Учет хозяйственных операций.

buh-aktiv.ru